Der Notfallkoffer für Ihr Unternehmen

In Ihrem Unternehmen bestehen bestenfalls fest organisierte Strukturen, spontane Planänderungen bewirken keine größeren Schwierigkeiten und Sie genießen das vollste Vertrauen Ihrer Mitarbeiter. Plötzliche Ausfälle Ihrerseits, aufgrund von Krankheit oder Ähnlichem spielen bislang keine Rolle. Aber 1. kommt es anders und 2. als man denkt. Und nun?

Schicksalsschläge, wie Krankheit oder auch Todesfälle kommen für alle Betroffenen unerwartet, aber nicht zwingend unvorbereitet! Ein Notfallkoffer dient als unbedingt erforderliche Absicherung, sowohl privat, als auch betrieblich. Auf diese Weise wird die Betriebsfortführung nicht beeinträchtigt und Angehörige und Arbeitnehmer wissen, wie vorzugehen ist. Passwörter, Zugänge, Verträge – das alles befindet sich oft in der Hand des Unternehmers und genau das kann im Ernstfall zu Ihrem Risiko werden. Stattdessen sollten sich wichtige Dokumente zukünftig zusammengefasst in Ihrem Notfallkoffer befinden.

Der aktuelle Bericht der DIHK (Deutsche Industrie und Handelskammer) gab an, dass im Jahr 2015 ganze 72%  der Unternehmer die notwendigen Dokumente für eine plötzliche Übergabe nicht parat hielten. Somit verfügt nur ein Bruchteil an Unternehmen über einen Notfallkoffer. Dies birgt ein hohes Existenzrisiko für das Unternehmen. Denn der Betrieb sollte auch bei ungewollten Ausfällen ungehindert fortgeführt werden können. Die Bereitschaft sich mit dieser Thematik auseinanderzusetzen ist sehr gering. So sind „Was, wenn…?“ – Gedankenspiele eher unangenehm. Dennoch ist eine wirksame Absicherung nötig.

Ein Notfallkoffer bzw. eine Notfallakte sollte in zwei Bereiche untergliedert werden, betrieblich und privat. Denn nicht nur die Absicherung des Unternehmens sollte vollzogen werden. Auch private Dokumente können Angehörigen bei den nächsten Schritten Unterstützung bieten.

Betriebliche Inhaltsfaktoren

Finanzen:

• Geschäftskonten
• Bankschließfächer
• Bürgschaften
• Wertpapiere
• Betriebliche Zahlungsverpflichtungen
• Unternehmensbeteiligungen

Verträge & Urkunden:

• Gesellschaftsverträge
• Vertretungsvollmachten
• Handelsregisterauszüge
• Grundbuchauszüge
• Gewerbliche Schutzrechte
• etc.

Betriebliche Daten:

• Kunden- und Lieferantendaten
• Aufträge und Kalkulationen
• Verzeichnis Rechtsstreitigkeiten/ erhaltener Gewährleistungen

Sonstiges:

• Passwörter
• Schlüsselverzeichnis
• Zugangsdaten

Private Inhaltsfaktoren

Finanzen:

• Private Bankverbindungen
• Private Wertpapiere
• Private Vermögenswerte
• Private Schließfächer / Safe
• Persönliche Zahlungsverpflichtungen
• Darlehen für private Investitionen
• Private Versicherungen
• etc.

Eine gute Übersicht bietet das Notfall-Handbuch der IHK, welchem Sie detaillierte Inhalte entnehmen können.

Nachdem Sie alle Dokumente zusammen getragen haben, ist es wichtig, diese regelmäßig zu aktualisieren. Dann ist der Notfallkoffer stets griffbereit. Nun sind Sie vorbereitet! Lassen Sie nicht Ihr Schicksal über die Zukunft Ihres Unternehmens entscheiden, sondern entscheiden Sie selbst – und zwar schon heute.

Wenn Ihnen das jetzt nach viel zu viel Arbeit klingt, dann holen Sie sich doch Unterstützung: Wir von INTAGUS erstellen für Sie und mit Ihnen die Notfallakte und behalten dabei den Überblick.